fredag 7. oktober 2011

IKT: informasjon og kommunikasjon

Vi har kome veldig langt i bruken av IKT i administrasjon på vår skule, her vil vi nesten seie at vi har funne ei form som fungerer godt, og som kanskje kan vere stabil ei stund. Vi brukar eigne informasjonsfag i It's learning eller e-post til all informasjon til lærarar og elevar. Vi brukar også mest e-post til kommunikasjonen innad i leiinga og med foreldre/føresette og aktørar utanfor skulen. Slik er det greitt å halde orden og dokumentere sakshandsaming t.d.


Det er vanskeleg å finne gode nok løysingar når det gjeld informasjon. Somme vil ha minst muleg e-post, andre vil ha alt på e-post. Gjennom ca 8 år med gradvis innføring av e-post og lms og prøving og feiling i høve til informasjonsstrategi, har vi kome fram til nokre enkle prinsipp som vi freistar å følgje:
  • All informasjon som er av generell karakter, og gjeld heile/store deler av personalet og/eller alle/mange elevar, kjem som oppslag i It's learning. Der har vi eitt fag for intern informasjon til tilsette og eit anna til elevane/alle. Dette kan vere informasjon som gjeld endring av skuleruta, skidag e.l.
  • All informasjon som gjeld grupper av personale (t.d. kontaktlærarar, alle på HS-avdelinga) blir sendt på e-post.
  • Informasjon ut til einskildelevar eller grupper av elevar vert i hovudsak sendt som melding på It's learning. Dersom det er viktig informasjon som krev snar respons brukar vi å sende sms frå det administrative systemet Extens (t.d. dersom vi ynskjer at dei skal ta kontakt med kontoret snarast)
  • Kommunikasjon mellom tilsette skjer i hovudsak gjennom e-posten.
  • Kommunikasjon mellom lærarar og elevar skjer hovudsakleg via meldingssystemet på It's learning. Elevar som er borte frå skulen sender t.d. melding om fråveret til kontaktlærar.
  • Lærarar kan opne for sms på sin private mobil dersom dei ynskjer det, men vi pålegg ingen dette.
Vi har også ei heimeside der vi informerer foreldre/føresette og andre om verksemda vår. Den er tungvint å vedlikehalde, og meir statisk enn vi skulle ynskje. Her legg vi ut informasjon om skuleruta, fagtilbod, foreldremøte osb. Vi er sjølvsagt på Facebook, men det ser vi på som ekstrasørvis, og eit tillegg til dei andre kanalane. T.d. har biblioteket ei eiga side på It's learning, men dei brukar Facebooksida til å marknadsføre nye bøker .


Vi ser av dette at kommunikasjon er ein kompleks og komplisert affære. Og sjølv om vi har retningsliner og rutinar som beskrive ovanfor, så er det ikkje så enkelt. Mange lærarar brukar av og til e-post og av og til It's learning til å kommunisere med oss i leiinga, og i tillegg har leiinga to ulike e-postadresser i systemet, så vi må følgje med i tre kanalar.


Dette er eit klart eksempel på at det Qvortrup kallar hyperkompleksitet pregar eitt enkelt aspekt ved verksemda vår: kommunikason og informajon. Denne kompleksiteten gjer at vi føler det er vanskeleg å følgje med, det er for mange kanalar, for mykje informasjon, ein brukar tid på å sile og dele inn i viktig og uviktig t.d. Det er også viktig for oss i leiinga å tenkje informasjon og kommunikasjon inn i alle saker; kven skal informere, korleis, kva for kanalar osb.


Eit anna aspekt ved denne hyperkompleksiteten, er at informasjon ikkje berre er informasjon. I høve til heimesida vår og Facebook, tenkjer vi også marknadsføring og omdømmebygging. Vi lever med fritt skuleval og konkurranse med andre vidaregåande skular, og må dermed også bruke kanalane til å gjere oss lekre for potensielle søkjarar.


Kjelde: Qvortrup, L. (2001): Informationssamfundet: Det hyperkomplekse samfund

5 kommentarer:

  1. Dere må ha arbeidet mye over lang tid med informasjonsstrategier, Magnhild! Som du selv peker på, ligger "trusselen" i tiltakende mangfold og kompleksitet. Hvis alle skal følge med i så mange kanaler, er det lett å miste oversikten. Hvordan kunne dere begrense kompleksiteten ved å innskrenke bruken av kanaler? Kunne dere bruke heimesida mer? Har dere kommet så langt at læringsplattformen begynner å bli en hemsko for videre utvikling?

    SvarSlett
  2. Jeg ser at vi på vår skole, og i kommunen, er på et helt annet stadium i forhold til LMS. De punktene du lister opp er for meg gode tips, men også løsninger på en del vi tumler med akkurat nå. Kjell Atle kommenterer i forhold til antall kanaler - jeg er veldig enig i dette. Det er en fare for at viktig informasjon "forsvinner" fordi det blir mange kanaler å forholde seg til at det blir vanskelig å skaffe helhetsoversikt. Dette tror jeg gjelder både elever, lærer og skoleledere - det kan bli litt vel komplekst noen ganger.

    SvarSlett
  3. Jeg kjenner igjen mye av det samme ved vår skole. Vi hadde også flere steder der informasjonen kom inn. Etter at vi i år bestemte at all intern og ekstern kommunikasjon skjer gjennom Outlook har det blitt bedre. Tidligere var all intern kommunikasjon på It's learning, og ekstern via FirstClass. Nå er det kun It's learning (mot elever) og outlook vi bruker som kommunikasjonskilder. Vi har også aktivert en automatisk videresending av alle meldinger fra It's learning til Outlook. Noe som betyr at lærerne i utgangspunktet kun trenger å se på Outlook for å underøke om det er kommet epost. Bare et tips!

    SvarSlett
  4. Hos oss er det bestemt at kommunikasjonen skal være på fronter, både for ledelse, ansatte, elever og foresatte. Men jeg ser at informasjon, som vannet, finner den letteste veien. Og når jeg ser på brukervennligheten og hvor intuitivt ting er, skjønner jeg at informasjonen finner veien bort fra LMS'ene og over i outlook, hjemmesider, tekstmeldinger/mobilskole og facebook. Hvis ikke det skjer noe dramatisk med fronter og ITs'L spår jeg deres snarlige død.

    SvarSlett
  5. Ser at dere gjør mye av det samme som oss. Vi bruker skolens LMS til å ligge ut så og si all informasjoi til lærere og elever. F.eks har vi "forbud" mot papirkopier av prøveplaner. Den elektroniske som kontinuerlig oppdateres er den riktige. Vi bruker posthyllene minst mulig. Stort sett bare når vi får ekstern post. Vi prøver også å styre mailflyten ved bruk av e-postgrupper slik at kun de som trenger posten får den. Vi skaper "former" som det heter i Qvortrups artikkel.

    SvarSlett